ODPOWIEDZI NA NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA:

1. Informacja dotycząca konta bankowego.

Uprzejmie informujemy, że jako Partner w projekcie współfinansowanym przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego zobligowani są Państwo do przestrzegania odpowiednich procedur, w tym "Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki"

Zgodnie z zapisami ww. dokumentu:
"Odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowi transz dotacji rozwojowej, są wykazywane we wniosku o płatność i podlegają zwrotowi lub pomniejszają kwotę kolejnych płatności na rzecz Beneficjenta (decyzję podejmuje IP lub IW (IP2) w przypadku delegacji zadań), chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Jednocześnie do wniosku o płatność beneficjent dołącza kopie wyciągów bankowych na potwierdzenie narosłych odsetek na rachunku bankowym projektu".

Zatem korzystne jest posiadanie konta nieoprocentowanego, gdyż nie ma konieczności sprawdzania doliczanych odsetek, które należy bezwzględnie zwrócić. Ponadto otwieranie nieoprocentowanego konta może być podstawą w Państwa negocjacjach z bankiem do zastosowania niższych prowizji za obsługę rachunku.

2. Czy w projekcie można pokryć opłaty za prowadzenie rachunku bankowego?

W budżecie projektu nie zostały zapisane środki na prowadzenie rachunku bankowego. Należy pokryć je we własnym zakresie.

3. Informacja dotycząca wzorów formularzy, dokumentów.

FRDL OR Zielona Góra przygotuje dla partnerów niezbędne do realizacji projektu kwestionariusze, wzory dokumentów, będą dostępne na stronie projektu.

4. Czy możliwe będzie dokonanie zmian w budżecie szkoły?

Budżety Szkół zostały wysłane pocztą elektroniczną- na dzień dzisiejszy według nich mają być realizowane projekty partnerów. FRDL jako lider projektu wyznaczy termin, do którego będą przyjmowane propozycje zmian w budżecie. Po zaakceptowaniu ich przez Lidera projektu zostaną umieszczone we wniosku o dokonanie zmian w budżecie do Instytucji Pośredniczącej, czyli Urzędu Marszałkowskiego- po zaakceptowaniu naniesionych zmian przez IP, będzie możliwa realizacja projektu.

5. Czy będzie można zwiększyć ilość zajęć językowych kosztem informatycznych?

Każda ze szkół ma wskazaną konkretną liczbę godzin w nowym budżecie na realizację zajęć pozalekcyjnych z języków obcych oraz z informatyki, które muszą być zrealizowane! Założeniem projektu jest rozwój kompetencji kluczowych uczniów, ze szczególnym uwzględnieniem: ICT, języków obcych, przedsiębiorczości oraz nauk przyrodniczo- matematycznych. Każda ze szkół w pozycji 5 budżetu dysponuje godzinami dydaktycznymi na realizację zajęć pozalekcyjnych wyrównawczych oraz kształtujących umiejętności kluczowe. W ramach tego pakietu godzinowego szkoły decydują jakie zajęcia zorganizują dla uczniów- pamiętając o wspomnianych wyżej kompetencjach kluczowych. I tak np., gdy szkoła chce większą ilość zajęć językowych, oczywiście może je realizować w pakiecie dodatkowych zajęć, ale nie zmieniają ilości godzin wyznaczonych przez beneficjenta.

6. Czy będą szkolenia dla koordynatorów, księgowych?

Lider projektu FRDL oraz Partner Międzyszkolne Centrum Informacji oraz Edukacji Europejskiej i Regionalnej przeprowadzi spotkania-szkolenia dla szkół dotyczące realizacji projektu.
O terminach spotkań Partnerzy będą informowani drogą mailową oraz poprzez stronę internetową.

7. Czy w ramach materiałów biurowych można zakupić pomoce dydaktyczne - np. plansze do języka polskiego?

W ramach wydatku "Materiały do wykorzystania podczas zajęć" każda ze szkół może przeznaczyć też pieniądze na materiały dydaktyczne.

8. Czy w ramach projektu Lubuska Szkoła Równych Szans można pojechać na wycieczkę zagranicę?

Projekt "Lubuska Szkoła Równych Szans" jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, a wszelkie dokumenty jak Plan Działania czy dokumentacja konkursowa mówią, iż projekt musi być realizowany na terenie województwa i dla mieszkańców naszego województwa, dlatego w grę nie wchodzą żadne wycieczki zagraniczne.

9. Czy można dokonywać modyfikacji i zmian w realizowanym projekcie w ramach PO KL?

Dopuszczalne jest dokonywanie przesunięć w rezultatach projektu (wskaźnikach produktu) określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, ale jedynie do 10% wartości wskazanych we wniosku o dofinansowanie, bez konieczności informowania Instytucji Wdrażającej. Dokonane przesunięcia nie mogą jednak powodować zmian o więcej niż 10% środków alokowanych na dane zadanie w ramach budżetu projektu określonego we wniosku o dofinansowanie oraz nie mogą zmieniać proporcji pomiędzy wydatkami na wynagrodzenia personelu w ramach danego zadania a wydatkami na realizację całości danego zadania.
Innego rodzaju zmiany niż wymienione powyżej, wymagają zgłoszenia w formie pisemnej nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym terminem zakończenia realizacji projektu i wszystkie takie zmiany wymagają zgody Instytucji Wdrażającej.

10. Informacja na temat finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Montaż finansowy w ramach PO KL dotyczy poziomu środków Europejskiego Funduszu Społecznego w stosunku do krajowego współfinansowania wynosi 85%- 15%. W ramach krajowego współfinansowania, środki pochodzić będą z następujących źródeł:
- budżet państwa,
- budżet Jednostek Samorządu Terytorialnego,
- inne środki publiczne (Fundusz Pracy, PFRON). Podział ten dotyczy w całości PO KL, jak również każdego z poszczególnych poddziałań. Odnośnie poddziałania 9.1.2, w ramach którego realizowany jest projekt "Lubuska Szkoła Równych Szans" plan finansowy znajduje się w Planie Działań na lata 2007- 2008 (dokument dostępny na stronie www.efs.lubuskie.pl)

11. Czy przed zaakceptowaniem wniosku można rozpocząć realizację zamierzonego przedsięwzięcia/projektu?

Tak. Niestety jednak należy mieć na uwadze, iż złożenie wniosku nie jest równoznaczne z jego zaakceptowaniem do realizacji. Przystępując do realizacji projektu przed jego formalnym zaakceptowaniem, wnioskodawca bierze na siebie ryzyko sfinansowania całości projektu z własnych środków w przypadku, gdy projekt nie zostanie zakwalifikowany do dofinansowania.

12. Czy przed podpisaniem umowy można rozpocząć realizację projektu?

Tak, od momentu zatwierdzenia projektu przez Zarząd Województwa Urzędu Marszałkowskiego, czyli przez Instytucje Pośredniczącą i po przeprowadzeniu negocjacji (ewentualnie) można przystąpić do realizacji projektu, gdyż koszty są kwalifikowane.

13. Jak traktować odsetki na rachunku bankowym, czy powinno się je traktować jako przychód?

Tak, odsetki na rachunku bankowym traktuje się jako przychód projektu. Reguluje powyższą kwestię art. 4 ust.1 pkt 10, art. 5 ust.1 pkt 9 oraz art. 6 ust.1 pkt 8 ustawy z dnia 13 listopada 2003 roku o Dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966).

14. Co oznacza określenie uczestnicy projektu we wniosku o płatność?

Jeżeli jest mowa o uczestnikach projektu są to osoby objęte wsparciem w ramach projektu. Nie jest to personel realizujący projekt.

15. Czy jeżeli księgujemy wydatek poniesiony w ramach projektu a źródło finansowania tego wydatku pochodzi z różnych środków istnieje konieczność podziału na paragraf 8 i paragraf 9?

W takim przypadku należy opisać fakturę zgodnie z tym podziałem i analogiczne wydatek zaksięgować.

16. Czy plan kont musi być podzielony na zadania?

Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL konieczne jest prowadzenie wyodrębnionej ewidencji wydatków dla projektu, jednak podział planu kont jest kwestą indywidualną danej jednostki i powinna być zgodna z wewnętrznymi procedurami. Sposób prowadzenia ewidencji wydatków dla projektu został opisany w podrozdziale 3.1.1. Zasad finansowania PO KL.

17. Czy na pieczątce: "zatwierdzono do wypłaty....." powinno się wpisać kwotę netto czy całą kwotę kwalifikowalną (netto razem ze składkami ZUS i PIT)?

Zgodnie z Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.2002, nr 76, poz. 694 z późn. zm.) Art. 21 pkt 1 dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą -także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zgodnie z Zasadami finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Podrozdział 3.1.3. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków), wszelkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem.

Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej:
- numer umowy o dofinansowanie projektu;
- informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego;
- nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony;
- kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań na kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.

Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, a w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego również odniesienie do Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Opisując dokument (rachunek) wskazany w ww. zapytaniu należy przedstawić jako kwotę kwalifikowaną wartość netto, natomiast pozostałe składniki wynagrodzenia oraz koszty pracodawcy wynikające z umowy zlecenia należy opisać na pozostałych dokumentach, związanych z zapłatą pochodnych od wynagrodzeń (w tym m.in.: ZUS DRA, deklarację PIT, dowody zapłaty oraz zestawienie pozwalające na identyfikację wysokości składek opłacanych za osoby finansowane w ramach projektu) w takiej części w jakiej są kwalifikowalne. Całkowity koszt kwalifikowany powinien być sumą kwot wynikających z dokumentów dotyczących danej umowy zlecenia.

18. Czy wymagane jest opisywanie oryginałów faktur?

Zgodnie z Zasadami finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Podrozdział 3.1.3. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków), wszelkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem.

Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej:
- numer umowy o dofinansowanie projektu;
- informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego;
- nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony;
- kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.

Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, a w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego również odniesienie do Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Opis dokumentu należy wykonać na oryginale, tzn. na odwrocie danego dokumentu. W przypadku gdy, np. faktura jest niewielkich rozmiarów i nie zmieści całego opisu, można wówczas do faktury dołączyć załącznik. W takim przypadku na fakturze powinna znaleźć się adnotacja, iż integralną częścią Faktury VAT jest załącznik nr [podać numer] z dnia [podać datę sporządzenia załącznika] z podpisem osoby tworzącej załącznik. Następnie opisany załącznik należy podpiąć do Faktury VAT na stałe, np. zszywaczem. Z każdego załącznika musi wprost wynikać do jakiej faktury został utworzony, kiedy i przez kogo, na wypadek przypadkowego odczepienia od faktury. W przypadku tworzenia kserokopii ww. dokumentów księgowych w związku z realizacją projektu, należy wykonać je z opisanego już dokumentu (oryginału), a następnie potwierdzić za zgodność z oryginałem (np.: Stwierdzam zgodność z oryginałem z datą wykonania kopii, podpisem i stanowiskiem służbowym osoby stwierdzającej zgodność treści; w przypadku pieczątki imiennej można zastosować parafkę). Kopie np. faktur VAT z opisem mogą być umieszczane wraz z pozostałą dokumentacją danego projektu, jednak w przypadku kontroli na miejscu projektu należy niezwłocznie okazać oryginał dokumentu.

19. Czy można wypłacać środki pieniężne z kasy (rozliczenia gotówkowe, zapłaty za faktury, itp.), jeżeli kasa jest zasilana z konta własnego, a nie z konta projektowego.

W przypadku wypłacania środków pieniężnych gotówką z kasy, do wniosku o płatność należy dodatkowo dołączyć RAPORT KASOWY potwierdzający rozchód z kasy, na podstawie którego IP będzie mogła zweryfikować, czy dany wydatek jest kwalifikowany. Ponadto wszystkie oryginały dokumentów potwierdzających odbiór środków pieniężnych przez uczestników projektu oraz dokumenty potwierdzające przepływ środków z konta projektu muszą zostać przedstawione w trakcie kontroli na miejscu.

20. W jaki sposób ma być rozliczona kadra projektu?

Kadra projektu powinna być rozliczona zgodnie z założeniami projektu, określonymi we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. We wniosku w poszczególnych zadaniach Szczegółowego budżetu projektu projektodawca określa formę zatrudnienia i sposób rozliczenia kadry. W większości przypadków są to umowy cywilnoprawne (umowy o dzieło/zlecenie).

21. Jakie elementy winna zawierać standardowa umowa cywilnoprawna?

Umowa cywilnoprawna podpisywana w ramach projektu powinna zawierać wszystkie elementy standardowej umowy. Zgodnie z zapisami Wytycznych dotyczących oznaczenia projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w treści umowy powinna znaleźć się informacja o współfinansowaniu przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. W przypadku zawierania umów, w których jest to możliwe (pozwalają na to warunki techniczne tj. np. umowa jest wydrukiem komputerowym, a nie wypisana na formularzu samokopiującym), na umowie powinno znaleźć się pełne oznaczenie dotyczące współfinansowania z Europejskiego Funduszu Społecznego, wraz z logotypami.

22. Czy rachunki do umów zlecenia muszą być oznaczone logotypami?

Zgodnie z Zasadami finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Podrozdział 3.1.3. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków), wszelkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej:
- numer umowy o dofinansowanie projektu;
- informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego;
- nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony;
- kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.

Z kolei zgodnie z Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002, nr 76, poz. 694 z późn. zm.) Art. 21 pkt 1 dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą -także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W związku z powyższym rachunki do umów zlecenia nie muszą być oznaczone logotypami, muszą być natomiast prawidłowo opisane.

23. Jakie wydatki ujmować we wniosku o płatność - zafakturowane i naliczone, ale niewypłacone czy też te, które zapłaciliśmy?

Zgodnie z Zasadami Finansowania PO KL Rozdział 3 (3.1.2 Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność): "... w przypadku gdy w danym okresie rozliczeniowym zrealizowano zadanie, ale nie została jeszcze zapłacona faktura, we wniosku o płatność nie należy informować o fakcie zrealizowania zadania. Informacja na jego temat zostanie wykazana w kolejnym wniosku o płatność, wraz z wydatkami zapłaconymi w związku z jego realizacją. Ponadto każdy beneficjent jest zobowiązany niezależnie od formy rozliczenia do wykonywania zestawień na podstawie faktycznie zaksięgowanych i zapłaconych dokumentów księgowych (czyli np. daty zapłaty na dokumentach księgowych mieszczą się w okresie za jaki składany jest wniosek o płatność), a nie na podstawie dokumentów pozostających w postaci roboczej (możliwej do modyfikacji). Zestawienie wykonane na podstawie danych roboczych nie gwarantuje bowiem, że dane te są ostatecznie i trwale ujęte w księgach rachunkowych.

24. Czy zamiast wyciągów równoważnym dowodem zapłaty może być potwierdzenie wykonania transakcji - wydruk z konta potwierdzający dokonanie przelewu potwierdzony za zgodność?

Na podstawie umowy o dofinansowanie §9,2.2, beneficjent zobowiązuje się do przedkładania wraz z wnioskiem o płatność: poświadczonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta wyciągów z rachunku bankowego wyodrębnionego na potrzeby projektu, za okres, za który składany jest wniosek o płatność.

Natomiast w przypadku wypłacania środków pieniężnych gotówką z kasy, do wniosku o płatność należy dodatkowo dołączyć RAPORT KASOWY potwierdzający rozchód z kasy, na podstawie którego IP będzie mogła zweryfikować, czy dany wydatek jest kwalifikowany.

Ponadto wszystkie oryginały dokumentów potwierdzających odbiór środków pieniężnych przez uczestników szkoleń oraz dokumenty potwierdzające przepływ środków z konta projektu muszą zostać przedstawione w trakcie kontroli na miejscu.

Dane ze strony www.efs.lubuskie.pl